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DAY 29
1
Odoo

以 Odoo 雲端進銷存為核心,探索小型企業數位轉型新方向: 從進銷存、CRM 到 IoT 應用結合開源系列 第 29

Odoo 不只是旅行社的系統: 公司與公益團體如何用它管人事、活動與團體旅遊

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💼 Odoo 不只是旅行社的系統:

公司與公益團體如何用它管人事、活動與團體旅遊


一、導言:ERP 為什麼要走進「人」與「活動」

多數人聽到 Odoo,會以為那是「製造業用的 ERP」;
但實際上,Odoo 是一套模組化的流程平台
它能依據不同組織的性質(企業、協會、學校、基金會、旅行社等)
靈活組合出屬於自己的「營運神經系統」。

對一般公司或公益團體而言,Odoo 能從「帳務中心」
變成「人與活動的管理中心」──特別在人資與福委領域。


二、以公司角度來看:Odoo 能解決什麼問題?

✅ 1. 人資管理(HR)

模組 功能 實際用途
Employees 員工主檔、合約、職等 管理人數、到職離職紀錄
Attendance 打卡、請假、加班 整合假勤與工時資料
Payroll 薪資、獎金、勞健保 自動生成月報與稅表
Appraisal 主管考核、年度評量 可做績效與晉升依據

💡 特色:
所有人資資料集中,跨部門調職或分點管理都能即時更新;
且 HR 模組能與 Accounting(會計)Project(專案) 連動,
自動分攤人事成本到各活動或計畫。


✅ 2. 福委與活動管理(Events + CRM)

Odoo 的 Events 模組 其實就像「公司活動後台」:
它可以讓福委、HR、行政同仁直接在系統中:

  • 建立活動頁面(如員工旅遊、運動會、講座)
  • 開放報名、選擇方案、收款或補助
  • 管理報名人數、餐別、住宿偏好
  • 匯出名單與收支報表

🎯 對企業而言,這意味著「員工活動」也能被當成一種專案管理。

功能 Odoo Events 傳統做法
報名登記 內建表單 + Portal 登入 Google 表單 + Excel
參加名單 自動分組、匯出 Excel 人工對照名單
經費核銷 Accounting 模組直接入帳 紙本簽核、延遲核對
回饋問卷 Survey 模組自動寄出 Google 表單或紙本
影像回顧 Files + Documents 整合 各部門自行收藏

💡 福委會可以用 Odoo 管:

  • 旅遊與員工日(活動商品化)
  • 講座、運動賽事、親子活動
  • 社福志工、企業 ESG 計畫

三、公益團體的運用:從活動到募款

公益協會或社團法人,也能將 Odoo 當作「行動管理中樞」。

功能模組 應用實例
Contacts + CRM 管理捐助人、志工、合作單位
Events 規劃募款餐會、義賣活動、志工培訓
Website 對外頁面:活動報名或線上捐款
Accounting 核銷、補助帳目、年度報告
Mailing / Survey 回饋調查、感謝信、自動發送

💡 實際範例:

「居家健康關懷公益協會」可用 Odoo 管理:

  • 每月關懷活動報名
  • 專案補助金核銷
  • 志工人力配置
  • 年度會計結案與審查資料
  • NPO 政府補助帳目追蹤

這樣的導入可使小型協會節省 30–50% 行政成本,
並留下「可追蹤的歷史紀錄」,方便後續審計與補助申請。


四、導入成本與規模門檻

類型 適用對象 導入預算 (新台幣) 備註
輕量型 (雲端版) 10–50人企業、公益團體 約 10–20 萬 / 年 使用 Odoo Online,模組少但操作簡單
中型專案 (在地部署) 50–300人公司、學校、醫院 約 50–150 萬(一次性) 可整合會計、人資、活動、旅遊模組
大型企業方案 300人以上、多分點 約 200–500 萬起 含 API、BI、資料倉儲、自動化報表

💡 若僅用於活動管理(如員工旅遊、講座報名),
其實「Events + Survey + Accounting」三模組即可上線,
初期導入費用只需約 15 萬元以內,即可運作。


五、企業規模與應用策略建議

公司規模 建議導入模組 主要收益
< 30 人 Events + Survey 快速舉辦活動,統計滿意度
30–100 人 HR + Attendance + Accounting 整合人資與財務資料
100–300 人 HR + Events + CRM + Purchase 管理供應商與活動經費
300 人以上 全模組導入 + BI 即時成本分析與跨部門追蹤

六、與傳統工具比較

面向 傳統作法 Odoo 差異
活動報名 Google 表單 + Excel 自動報名、名單分組、即時統計
經費核銷 紙本簽核 + 會計憑證 電子簽核 + 自動入帳
人資資料 Excel + ERP 分離 HR 模組與會計連動
員工旅遊 外包給旅行社 自行規劃 + Odoo 協作控制
問卷與回饋 Mail + Google Form Survey 模組自動寄送、分析
ESG / 志工活動 手動登錄 自動生成出席紀錄與報告

七、為什麼中小企業也能導入 Odoo?

  1. 模組化設計:可從單一模組開始(例如活動管理),
    不需一次上雲端所有功能。

  2. 低程式依賴:可直接用內建 Studio 自訂欄位與表單。

  3. 雲端租用彈性:可月租、年租,成本平滑化。

  4. 對接既有工具:能與 LINE、Google Workspace、PayNow、金流 API 串接。

Odoo 讓「沒有 IT 部門的小組織」也能擁有 ERP 級別的掌控力。


八、結語:當活動也能被視為一種「產品」

無論是旅行社銷售團體行程,
還是公司辦員工旅遊、學校辦校慶、協會辦募款餐會——
本質上都在「設計一個被報名、被參加、被回饋」的活動。

Odoo 的價值在於:
它把這些看似零散的人事與活動
轉化為一套可追蹤、可分析、可優化的流程

🌐 不管你是企業、學校、或公益團體,
只要「活動」與「人」是你的核心,Odoo 都能是你的後台夥伴。


💰 Odoo 導入的成本效益與企業規模比較:

以「活動與人資整合」為核心的投資報酬解析


一、導言:Odoo 的「導入划算」不是口號,而是一個最適化問題

在企業導入 Odoo 時,管理層最常問的問題是:

「這系統要花多少?值不值得?」

其實這就像一個 線性規劃(Linear Programming)問題 ——
我們要在有限的導入成本下,最大化活動效率與人力管理效益

可以把導入 Odoo 的決策視為下列的「目標函數」:

[
\text{Maximize } Z = a_1E + a_2H + a_3C - b_1K
]

其中:

  • (E):活動管理效率(例如節省行政時間、降低錯誤率)
  • (H):人資整合度(資料一致性與即時性)
  • (C):決策資訊可視化價值(報表、預算預測)
  • (K):導入與維運成本
  • (a_i, b_i):分別為效益與成本權重,依公司規模調整

二、不同規模企業導入 Odoo 的比較表

公司類型 員工數 導入模組組合 初期成本 (新台幣) 年維運費 年節省人時成本 (估) 整體 ROI(2年) 效益摘要
小型企業 / 協會 10–30 人 Events + Survey + Accounting 約 12–20 萬 約 3–5 萬 約 100–150 小時 / 年 150%–180% 活動自動化、省行政時間
中小企業 / 校園單位 30–100 人 HR + Events + CRM + Accounting 約 35–60 萬 約 6–10 萬 約 400–600 小時 / 年 200%–250% 整合人資、考勤、活動報名
中大型公司 / 醫院 / 公益基金會 100–300 人 HR + Payroll + Project + BI 約 100–150 萬 約 15–25 萬 約 1200–1800 小時 / 年 250%–320% 自動報表、稽核透明化
大型旅行社 / 多據點企業 300 人以上 全模組導入 + API + Portal 約 200–500 萬 約 30–60 萬 約 3000 小時以上 / 年 300%+ 全流程 ERP 整合、可跨國協作

三、效益明細對照:以「活動管理」為例

指標 傳統方式 Odoo 導入後 成效改善
活動建立 Word + Excel 重複填報 單次建立即多用途重用 80% 時間節省
報名統計 手動匯入表單 自動整合名單與金流 錯誤率下降 90%
經費核銷 紙本 + 手簽 電子簽核 + 自動入帳 流程縮短 5–7 天
問卷與回饋 外部表單 內建 Survey 模組自動寄送 回收率提升 40%
年度報告 人工統計 系統自動生成圖表 報表製作時間 -70%

四、效益模型分析:投入與回收時間點

階段 說明 預期時間
導入期 建立流程、員工培訓 約 1–2 個月
熟悉期 員工開始使用、修正報表 約 3–6 個月
穩定期 自動報表、全員導入 約 6–12 個月
回收期 節省人時、報表替代人工 約 12–18 個月

📈 ROI 通常於第 1.5 年開始超過導入成本
特別是活動密集型或需核銷的組織(如 NGO、學校、企業福委)。


五、「划算」的數學意義:如何定義導入目標函數

要讓導入真的「划算」,應該量化三類指標:

類別 指標 定義
🎯 效率 (E = \frac{T_0 - T_1}{T_0}) 節省行政時間比率
💡 整合 (H = \frac{N_{整合模組}}{N_{部門}}) 系統整合度
📊 決策價值 (C = \frac{R_{可即時報表}}{R_{全部報表}}) 可視化比率
💸 成本 (K = C_{setup} + C_{annual}) 總導入成本

最終公式:

[
\text{Maximize } Z = (0.4E + 0.3H + 0.2C) - 0.1K
]

當 (Z > 0.2) 表示導入具高投資報酬(ROI > 120%)。

這個公式的數學意義,可以用清楚的文字表達如下:

我們設定一個「效益指標」Z,代表導入 Odoo 後的整體報酬程度。
Z 由三個正向效益與一個成本組成:

Z = (0.4 × E) + (0.3 × H) + (0.2 × C) − (0.1 × K)

其中:

  • E = 效率提升(例如節省時間、降低錯誤)
  • H = 系統整合度(例如部門資料一致性)
  • C = 決策價值(例如報表與預測能力)
  • K = 成本支出(導入費用與維運成本)

這條式子代表:
我們希望「在固定預算內,讓 E、H、C 的加權總和最大化,同時盡量降低 K」。
當 Z 大於 0,表示導入效益已超過成本;
而當 Z 超過 0.2,代表這筆投資不只是划算,而是進入「正報酬、可擴展」的區間。
因此,這個模型可以協助公司以量化方式判斷導入 Odoo 的最佳時機與範圍。


六、導入規模決策樹(Decision Guide)

問題 判斷 建議
是否有每年 3 次以上活動? ✅ 是 導入 Events 模組
是否需報名費、補助、核銷? ✅ 是 加入 Accounting 模組
是否有跨部門人員? ✅ 是 加入 HR 模組
是否需追蹤專案或課程? ✅ 是 加入 Project 模組
是否有多據點或分支? ✅ 是 建議使用自架雲端或 VPS 版本

七、導入 Odoo 的潛在效益總結

類別 效益說明 範例數據
行政效率 每場活動可節省 8–12 小時人力 年省 200 小時以上
成本透明化 每次核銷流程由 5 天縮短為 2 天 年縮短流程時效 60%
員工滿意度 資訊透明、即時報名回饋 問卷滿意度提升 35%
管理層決策 即時損益報表可視化 報表產出時間從 7 天降至 1 小時

八、結論:導入 Odoo 是一個「可量化的投資」

Odoo 的價值不只在「好用」,而在於:

  • 衡量導入報酬(ROI)
  • 量化節省人時與誤差成本
  • 擴充應用至更多部門

當一個系統能把「活動」當成「商品」、
把「人」當成「資產」來管理,
那就不是一筆支出,而是一項具長期報酬的投資。


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